Regulamin udziału w konferencji

XVI Ogólnopolskiej Konferencji Naukowo – Szkoleniowej z cyklu: Teoria i praktyka
terapeutyczna pt. Dialog kobiecości i męskości.

1. Postanowienia ogólne
1.1. XVI Ogólnopolska Konferencja Naukowo – Szkoleniowa z cyklu: Teoria i praktyka terapeutyczna pt. Dialog kobiecości i męskości zwana w dalszej części Regulaminu Konferencją, odbywa się w dniu 05 grudnia 2025 r., na Uniwersytecie Gdańskim - Wydział Nauk Społecznych, Gdańsk ul. Bażyńskiego 4.

1.2. Organizatorami Konferencji są: Gdański Ośrodek Zdrowia Psychicznego z siedzibą w Gdańsku, przy ul. Skrajnej 5 -jednostka organizacyjna Gminy Miasta Gdańska oraz Prezydent Miasta Gdańska Pani Aleksandra Dulkiewicz.

1.3.Współorganizatorami Konferencji są: Uniwersytet Gdański z siedzibą w Gdańsku, przy ul. Bażyńskiego 8 oraz Fundacja Psychologiczna z siedzibą w Gdańsku, przy ul. Uphagena 22,

1. 4. Podstawą udziału w Konferencji jest poprawnie wypełniony Formularz uczestnictwa przesłany do Organizatora Konferencji - Gdańskiego Ośrodka Zdrowia Psychicznego za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail). Przesłanie prawidłowo wypełnionego formularza jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Uczestnika postanowień niniejszego Regulaminu.

1.5. W ramach Konferencji odbędą się: sesje plenarne, wykłady i dyskusja panelowa.

1.6. Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się pod adresem:
www.konferencja.raclawicka.gda.pl

Dane kontaktowe:
Gdański Ośrodek Zdrowia Psychicznego
Telefon: 58 347 89 30
Adres email do kontaktów: konferencja@raclawicka.gda.pl
Kontakt dotyczący płatności i faktur: Violeta Kosińska tel. 504 151 876; adres email: violakosinska@tlen.pl

1.7. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w programie i Regulaminie Konferencji oraz prawo do zmiany terminu Konferencji lub jej odwołania oraz zobowiązuje się do publikowania na stronie internetowej www.konferencja.raclawicka.gda.pl aktualnych informacji.
W przypadku odwołania Konferencji Organizator zobowiązuje się powiadomić o tym fakcie zarejestrowanych Uczestników pocztą elektroniczną najpóźniej na 2 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Konferencji.

2. Zasady uczestnictwa i odwołania uczestnictwa

2.1. Warunkiem udziału w Konferencji jest:

2.1.1. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji wyłącznie za pośrednictwem formularza uczestnictwa dostępnego na stronie internetowej Konferencji, ze zgłoszeniem Uczestnik dołącza oświadczenie - zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych dla celów związanych z organizacją Konferencji.

2.1.2. Uiszczenie opłaty w wysokości podanej przez Organizatora na stronie internetowej Konferencji.

2.2. Opłaty za udział w Konferencji nie ponoszą organizatorzy Konferencji, współorganizatorzy Konferencji osoby zatrudnione w instytucjach, które są realizatorami i partnerami realizacji Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Przeciwdziałania Narkomanii dla Gminy Miasta Gdańska na lata 2024-2026, oraz zaproszeni goście.

2.3. Liczba uczestników konferencji jest ograniczona. O możliwości udziału w konferencji decyduje kolejność dokonania zgłoszenia.

2.4. Każdorazowo zgłoszenie nieodpłatnego udziału w Konferencji będzie weryfikowane przez przedstawicieli: Organizatora, Gminy Miasta Gdańska – Wydział Rozwoju Społecznego Urzędu Miejskiego w Gdańsku oraz Komitet Organizacyjny Konferencji.

2.5. Na indywidualny wniosek Uczestnika wystawiony zostanie rachunek/faktura za udział w Konferencji przez Współorganizatora – Fundację Psychologiczną.

2.6. Uczestnikiem Konferencji jest osoba, która:
• zgłosiła swoje Uczestnictwo do 27 listopada 2025 r. za pośrednictwem formularza uczestnictwa znajdującego się w serwisie Konferencyjnym www.konferencja.raclawicka.gda.pl
• dokonała opłaty za udział w Konferencji do dnia 27 listopada 2025 r. (nie dotyczy to osób i podmiotów wymienionych w pkt. 2.2.),
• została wcześniej zakwalifikowana do nieodpłatnego udziału w Konferencji i potwierdziła swoją obecność drogą mailową do 27 listopada 2025 r. (dotyczy to osób wymienionych w pkt. 2.2.).
• zgłosi się osobiście na wydarzenie i podpisze listę obecności.

2.7. Na podstawie zweryfikowanego podpisu na liście obecności każdy Uczestnik, otrzyma zaświadczenie potwierdzające udział w Konferencji w wersji pdf na podany wcześniej adres e-mail.

2.8. Uczestnik, który nie dokona opłaty za udział w Konferencji w podanym terminie, nie zostanie dopuszczony do jej udziału.

2.9. Ostateczny termin nadsyłania zgłoszeń Uczestnictwa w Konferencji wraz z załączeniem dowodu uiszczenia opłaty upływa w dniu 27 listopada 2025 r.

2.10. Uczestnik może zrezygnować z Uczestnictwa w Konferencji. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji winna być dokonana w formie pisemnej, przesłanej na wskazany adres poczty elektronicznej: konferencja@raclawicka.gda.pl najpóźniej do dnia 28 listopada 2025 r.

2.11. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji, Uczestnikowi przysługuje zwrot opłaty w wysokości 50% wartości wpłaty pod warunkiem, że Organizator – Gdański Ośrodek Zdrowia Psychicznego otrzyma oświadczenie o rezygnacji najpóźniej do dnia 28 listopada 2025 r. Zwrotu kwoty dokona Współorganizator - Fundacja Psychologiczna w ciągu 7 dni od daty wpływu pisma do Organizatora przed upływem wyznaczonego terminu.

2.12. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany prelegentów.

2.13. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo zmiany terminu Konferencji lub jej formy organizacji w każdym czasie, w przypadku zaistnienia okoliczności rozumianych jako siła wyższa (m.in. decyzje władz państwowych i innych instytucji, klęska żywiołowa, strajki, warunki atmosferyczne).

2.14. W sytuacji, o której mowa w p. 2.13 rezygnacja z Uczestnictwa w Konferencji odbywa się bez kosztowo, jednakże Organizatorzy nie pokrywają kosztów dodatkowych poniesionych przez Uczestnika w związku z Konferencją.

2.15. Pracownicy etatowi UG oraz studenci Instytutu Psychologii Uniwersytetu Gdańskiego (magisterskich studiów stacjonarnych i niestacjonarnych) mogą uczestniczyć nieodpłatnie w części wykładowej i panelu dyskusyjnym pod warunkiem dostępności miejsc.

2.16. Patronami Konferencji są Stowarzyszenia zrzeszające i szkolące psychoterapeutów, które udzieliły zgodę na objęcie patronatem. Aktualna lista Stowarzyszeń jest dostępna na stronie: www.konferencja.raclawicka.gda.pl

3. Opłata konferencyjna i warunki płatności

3.1. Koszt udziału w Konferencji wynosi:
- 450,00 zł (płatne do 20 października 2025 r.),
- 500,00 zł (płatne od 21 października 2025 r. do 27 listopada 2025 r.).

3.2. Płatnikiem jest podmiot zgłaszający udział w Konferencji.

3.3. Płatność odbywa się na konto Fundacji Psychologicznej, za pośrednictwem systemu PayPo.

3.4. Organizatorzy umożliwiają uzyskanie bonifikaty dla członków Stowarzyszeń, które na dzień dokonania zgłoszenia uczestnictwa obejmują patronatem Konferencję.

4. Reklamacje

4.1. Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym na adres siedziby Współorganizatora – Fundacji Psychologicznej i powinny zawierać: imię i nazwisko zgłaszającego reklamację, adres do korespondencji, przedmiot reklamacji, wskazanie okoliczności faktycznych uzasadniających reklamację.

4.2. Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia Konferencji.

4.3. Po upływie wyżej określonych terminów żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

4.4. Współorganizator – Fundacja Psychologiczna reklamację w ciągu 14 dni roboczych od daty jej złożenia i przekazuje swoje stanowisko podmiotowi składającemu reklamację w formie, w której reklamacja została złożona.

5. Ochrona danych osobowych

5.1. Dane osobowe uczestników Konferencji pozyskiwane są wyłącznie za pomocą elektronicznego formularza uczestnictwa umieszczonego na stronie internetowej Konferencji.

5.2. Dane osobowe uczestników zawarte w formularzu uczestnictwa przetwarzane będą w celu rejestracji i potwierdzenia uczestnictwa, organizacji i przeprowadzenia Konferencji, jak również komunikowania się z uczestnikami w sprawach związanych z Konferencją.

5.3. Podanie danych określonych w formularzu rejestracyjnym jest dobrowolne, lecz niezbędne do rejestracji i uczestnictwa w Konferencji. Niepodanie danych będzie jednoznaczne z niemożliwością uczestniczenia w Konferencji.

5.4. Administratorem danych osobowych jest Gdański Ośrodek Zdrowia Psychicznego ul. Skrajna 5, 80-115 Gdańsk.

5.5. Administrator danych ustanowił Inspektora ochrony danych, z którym kontaktować się można pod numerem telefonu: 602–633-690.

5.6. Dane osobowe podane w formularzu uczestnictwa będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust.1 pkt. a) i zgodnie z treścią Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz
uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), a podstawą ich przetwarzania jest dobrowolnie wyrażona zgoda.

5.7. Odbiorcami danych wskazanych w formularzu uczestnictwa będą organizatorzy i współorganizatorzy konferencji.

5.8. Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do prawidłowego zrealizowania Konferencji lub do momentu cofnięcia zgody. W sytuacjach przewidzianych w przepisach prawa dane osobowe mogą być też przetwarzane w okresie niezbędnym do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń.

5.9. Na zasadach określonych przepisami o ochronie danych osobowych, każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo do sprostowania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Ponadto każdej osobie przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa
Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prawa.

5.10. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania.

6. Postanowienia końcowe

6.1. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez Sąd właściwy dla siedziby Organizatora – Gdańskiego Ośrodka Zdrowia Psychicznego.

6.2. Wysłanie zgłoszenia uczestnictwa ze strony internetowej Konferencji, oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.

6.3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.

6.4. Zarejestrowanie się w charakterze Uczestnika Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem powyższego regulaminu.

6.5. Organizator ma prawo nie dopuścić Uczestnika do udziału w Konferencji w przypadku, gdy nie dokonał rejestracji udziału lub nie uiścił on opłat za udział w Konferencji, w terminach określonych przez Organizatora.

6.6. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany prelegentów z przyczyn od Niego niezależnych. Uczestnikowi nie przysługuje w takim przypadku prawo do odszkodowania ze strony Organizatora.

6.7. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia Uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.

6.8. Organizator spotkania zastrzega sobie prawo wniesienia zmian lub wprowadzenia dodatkowych postanowień w Regulaminie.

6.9 Regulamin wchodzi w życie z dniem 02 września 2025 roku.